Yrittäjän arki kaaoksen keskellä – hukutko hallinnollisiin tehtäviin?
Kuvitellaan hetki yrittäjän arkea. Päivät venyvät iltamyöhään, sähköposti täyttyy lukemattomista viesteistä, laskut odottavat lähetystä ja asiakkaiden kanssa pitäisi ehtiä kommunikoimaan. Viikonloput eivät ole enää lepoa varten, vaan rästitöiden kuromista kiinni. Yrittäjänä huomaat, että liiketoiminta kyllä kasvaa, mutta sen mukana kasvaa myös kaaos.
Pahimmillaan tämä johtaa uupumukseen, päätöksenteon kangistumiseen ja siihen, että tärkeimmät kasvumahdollisuudet jäävät käyttämättä. Tämä ei ole harvinainen tilanne – moni kasvuyrittäjä huomaa nopeasti, että työmäärä lisääntyy nopeammin kuin resurssit. Aikaa yrityksen kehittämiselle ei enää ole, prosesseihin muodostuu pullonkauloja, ja juoksevat hallinnolliset työt muuttavat yrittäjän oman yrityksensä orjaksi. Kuulostaako tutulta?
Mitä vaihtoehtoja yrittäjällä on?
Kun yrittäjä huomaa hukkuvansa hallinnolliseen kuormaan, vaihtoehtoja on käytännössä kolme:
- Hidastaa kasvua – Joskus tämä on strategisesti paras valinta, sillä kasvu voi kuluttaa resursseja jotka eivät pysy kasvun perässä. Mutta toisaalta, menestystä rakennetaan juuri silloin, kun kysyntää on – jos tämä jätetään hyödyntämättä, tilaisuudet voivat valua hukkaan.
- Palkata lisää henkilökuntaa – Tämä voi olla järkevä vaihtoehto, mutta myös riskialtis. Rekrytointi on kallista, ja virherekrytointi voi aiheuttaa merkittäviä kustannuksia. Lisäksi yrittäjä sitoutuu työnantajavelvoitteisiin, joita ei välttämättä ole valmis kantamaan, tai rekrytointi ei ole vielä edes kannattavaa – työntekijä vaatii palkkansa, vaikka seuraavan kuukauden aikana töitä ei täysipäiväisesti olisikaan.
- Ulkoistaa hallinnolliset tehtävät assistentille – Tämä on ketterä, joustava ja usein myös taloudellisesti järkevä vaihtoehto. Ulkoistettu assistentti vapauttaa yrittäjän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen ilman rekrytoinnin riskejä. Usein myös kokeneen assistentin perehdytys on nopeampaa kuin uuden rekrytoidun työntekijän.
Ulkoistaminen ei kuitenkaan sovi kaikille yrityksille. Jos liiketoiminta vaatii jatkuvasti hyvin spesifistä, vain yrityksen sisällä olevaa asiantuntemusta tai erittäin laajaa henkilökohtaista perehdytystä, assistentin hyödyntäminen voi olla haastavaa: Assistentti ei esimerkiksi taivu yhdessä yössä koodausta harjoittavan yrityksen bugien metsästäjäksi, ainakaan ilman perusteellista perehdytystä. Mutta valtaosalle pk-yrityksistä ja kasvuyrittäjistä assistenttipalvelut tuovat merkittävää helpotusta arjen rutiineihin.
Mitä tapahtuu, kun yrittäjä ulkoistaa hallinnolliset tehtävät?
Ulkoistettu assistentti voi hypätä suoraan mukaan arkisiin tehtäviin, joissa hänen yksilöllinen erityisosaamisensa pääsee oikeuksiinsa. Jos kyseessä ovat rutiininomaiset hallinnolliset työt, kuten laskutus, kirjanpidon avustavat tehtävät, kuittirumba kirjanpitäjän kanssa, sähköpostien hallinta tai asiakasviestintä, assistentti voi alkaa hoitaa niitä lähes välittömästi ilman pitkää perehdytystä. Yrityskohtaisissa erityisissä tehtävissä pieni perehdytys varmistaa sujuvan siirtymän.
Kun hallinnollinen kuorma kevenee, yrittäjän työpäivät eivät veny iltamyöhään. Viikonloput eivät enää kulu rästitöiden parissa, ja stressitaso laskee: Miltäs kuulostaisi viikonloppu, jonka aikana työpuhelinta tai kannettavaa ei välttämättä tarvitsisi avata ollenkaan? Sen sijaan, että kaikki aika kuluisi tulipalojen sammuttamiseen, yrittäjä voi vihdoin keskittyä seuraavaan askeleeseen ja johtaa yritystään haluamaansa suuntaan.
Ulkoistamisen taloudellinen hyöty – vaihtoehtoiskustannus
Moni yrittäjä epäröi assistenttipalveluiden hankkimista hinnan vuoksi, mutta unohdetaan yksi erittäin tärkeä näkökulma: vaihtoehtoiskustannus.
Esimerkki:
- Assistenttipalvelun hinta: 40 €/h + ALV
- Yrittäjän oma laskutettava työ: 90 €/h
Jos yrittäjä käyttää tunnin omasta ajastaan tehtävään, jonka assistentti voisi hoitaa, hän ei säästä 40 euroa, kuten nopeasti voisi ajatella – hän häviää 50 euroa, sillä säästääkseen 40 euron kulun hän menettää 90 euron tulon. ”Tein itse ja säästin” ei useinkaan ole se paras ja taloudellisin vaihtoehto, jos yrittäjän ajalla on suurempi tuottomahdollisuus muualla. Kaikki tehtävät, joiden ulkoistaminen on halvempaa kuin yrittäjän oma tuntihinta, tulisi ulkoistaa.
Lisäksi assistentti, jonka erikoisalaa ovat hallinnolliset tehtävät, hoitaa ne usein nopeammin ja tehokkaammin kuin yrittäjä itse. Esimerkiksi:
- Yrittäjänä käytät 2 tuntia tehtävään → menetetty tulo 180 €
- Assistentti hoitaa saman tehtävän 1,5 tunnissa → kustannus 60 €
Ulkoistamalla tehtävän netto on +120 € verrattuna siihen, että tekisit ulkoistetun tehtävän itse.
Miksi Valkyria Partners on poikkeuksellinen valinta?
Markkinoilla on monia assistenttipalveluita, mutta Valkyria Partners erottuu joukosta erityisen toimintamallinsa ansiosta. Meillä saman katon alla toimivat sekä tehokkaat assistentit että kokeneet liiketoiminnan konsultit. Tämä tarkoittaa, että:
- Assistenttisi saa aina tukea kokeneilta liiketoiminnan asiantuntijoilta, mikä mahdollistaa myös monimutkaisempien tehtävien hoitamisen.
- Jos tarvitset tavanomaisten hallinnollisten tehtävien lisäksi strategista neuvontaa, meiltä löytyy siihenkin asiantuntemusta. Tarjoamme käytännönläheisiä ratkaisuja ilman tarpeetonta monimutkaisuutta.
- Palvelumme skaalautuu yrityksesi tarpeiden mukaan – et maksa turhasta, mutta et myöskään jää ilman tukea kasvun hetkellä.
Haluatko vapauttaa aikaasi ja keskittyä liiketoimintasi kasvuun?
Tutustu palveluihimme ja varaa aika tarpeiden kartoitukselle – katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa juuri sinun yritystäsi menestymään.