Näin paljon hallinnolliset tehtävät maksavat sinulle
Yrittäjän ajankäytön optimointi – piilevä näkymätön kustannus
Yrittäjän arki on täynnä tehtäviä. Osa tuo suoraa lisäarvoa liiketoiminnalle – osa ei. Hallinnolliset työt, kuten laskujen käsittely, asiakasrekisterin ylläpito ja erinäisten velvoitteiden hoitaminen, eivät kasvata yrityksen tulosta, mutta vievät silti huomattavan osan työajasta.
Koska nämä tehtävät eivät näy yrityksen kirjanpidossa suoraan kuluna, moni ei tule ajatelleeksi, kuinka kalliiksi ne todella muodostuvat.
Ajattele tilannetta, jossa palkkaisit työntekijän, joka käyttää päivittäin kaksi tuntia tehtäviin, jotka eivät tuo liiketoiminnallesi euroakaan liikevaihtoa. Se kuulostaa hukkainvestoinnilta, eikö vain? Yrittäjät kuitenkin tekevät tätä itse lähes joka päivä – ja kerskailevat vielä ”tein itse ja säästin” -ajattelulla.
Mutta säästääkö yrittäjä todella, vai tuleeko hallinnollisiin tehtäviin käytetty aika lopulta kalliimmaksi?
Kuinka paljon yrittäjät käyttävät aikaansa hallinnollisiin tehtäviin?
Vaikka tarkkoja tilastoja yrittäjien ajankäytöstä hallinnollisiin tehtäviin Suomessa on vähän saatavilla, tiedetään yleisesti, että se on merkittävä osuus työajasta – ja pois liiketoiminnan kehittämisestä.
Tilastot puhuvat karua kieltä:
-
Työnantajavelvoitteet: Työ- ja elinkeinoministeriön selvityksen mukaan työnantajavelvoitteiden hallinnolliset kokonaiskustannukset yrityksille ovat 5,8 miljardia euroa vuodessa, josta hallinnollisen taakan osuus on 906 miljoonaa euroa – eli noin 16 % kokonaiskustannuksista (valtioneuvosto.fi).
-
Taloushallinnon raportointi: Yritysten taloushallinnon raportoinnin kokonaiskustannukset ovat 2 miljardia euroa vuodessa, josta 256 miljoonaa euroa muodostuu hallinnollisesta taakasta – eli noin 13 % kokonaiskustannuksista (tem.fi).
Jokainen yrittäjä tietää omakohtaisella kokemuksellaan, että nämä luvut ovat vain jäävuoren huippu. Suurin osa hallinnollisista töistä jää mittausten ulkopuolelle.
Esimerkki laskujen käsittelystä
Suomalaisessa yrityksessä, jossa käsitellään maltillinen tositemäärä – 500 osto-, myyntilaskua tai kuittia kuukaudessa – hallinnollinen työmäärä on noin 40 tuntia kuukaudessa. Tämä vastaa yhtä täyttä työviikkoa.
Jos haluat tietää, kuinka paljon tämä maksaa sinulle ”tein itse ja säästin” -periaatteella, kerro tämä tuntimäärä oman laskutushintasi mukaan.
Mikro- ja pienyrittäjät käyttävät keskimäärin 6–10 tuntia viikossa hallinnollisiin tehtäviin – aikaa, joka voisi olla käytetty myyntiin, asiakassuhteiden kehittämiseen tai strategiseen suunnitteluun.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrittäjän työajasta noin 20 % menee tehtäviin, jotka eivät tuo rahaa yrityksen kassaan.
Mitä tämä aika maksaa yrityksellesi?
Yrittäjän työaika on yksi yrityksen arvokkaimmista resursseista – ellei jopa se kaikkein arvokkain.
Esimerkkilaskelma:
-
Yrittäjä laskuttaa asiakkailtaan 80 €/h.
-
Hän käyttää 8 tuntia viikossa hallinnollisiin tehtäviin.
-
Menetetty liikevaihto on 640 € viikossa.
-
Vuodessa (48 viikkoa) menetetty summa on 30 720 €.
Entä jos tämä työ ulkoistetaan?
-
Jos yrittäjä käyttäisi ulkoistettua assistenttia esimerkiksi 49 €/h hinnalla, hallinnollisten tehtävien koko vuoden (täydet 52 viikkoa – sillä jonkun on hoidettava asiat myös yrittäjän loman aikana) kustannus olisi 20 384 euroa.
-
Nettovaikutus? Tulot 30 720 € – kulut 20 384 € = +10 336 € voittoa ulkoistamalla.
Tämä on merkittävä ero verrattuna -30 720 € tulonmenetykseen, jos yrittäjä tekee hallinnolliset työt itse.
Tämä taloustieteellinen ilmiö tunnetaan nimellä vaihtoehtoiskustannus – ja se on yksi suurimmista syistä, miksi monen yrityksen kasvun suurin este ei ole resurssien puute, vaan se, mihin arvokasta resurssia käytetään.
Kuinka vapauttaa aikaa olennaiseen?
Samalla tavalla kuin rahaa kannattaa sijoittaa sinne, missä se tuottaa parhaiten, yrittäjän aikaa tulisi käyttää siihen, mikä kasvattaa liiketoimintaa.
1. Automaatio ja tehokkaat järjestelmät
Vaikka tehokkaat ohjelmistoinvestoinnit saattavat tuntua kalliilta, ne maksavat monessa tapauksessa itsensä takaisin arkea helpottavien ja aikaa säästävien ominaisuuksiensa ansiosta.
Hyvä taloushallinnon ohjelmisto tai CRM-järjestelmä voi olla kuin traktori pellolla – aluksi kallis investointi, mutta moninkertaisesti tehokkaampi kuin manuaalinen kuokkiminen.
2. Priorisointi ja delegointi
Tunnettu Eisenhowerin matriisi jakaa tehtävät neljään kategoriaan:
➡ Tärkeät ja kiireelliset ➡ Tärkeät mutta ei kiireelliset ➡ Kiireelliset mutta ei tärkeät ➡ Ei kiireelliset eikä tärkeät
Menestyvä yrittäjä pyrkii keskittymään kahteen ensimmäiseen – kriittisiin ja liiketoimintaa kasvattaviin tehtäviin. Sen sijaan kiireelliset mutta ei tärkeät tehtävät, kuten sähköpostien lajittelu tai hallinnolliset rutiinit, kannattaa delegoida.
3. Ulkoistaminen
Ulkoistamalla hallinnollisia tehtäviä assistenttipalvelulle vapautat aikaa tärkeämpiin asioihin.
Yksinkertainen sääntö: Jos oma tuntihintasi on korkeampi kuin ulkoistamisen kustannus, se kannattaa ulkoistaa.
Yhteenveto – Miksi yrittäjän aikaa tulisi varjella?
Yrittäjän aika on yrityksen arvokkainta pääomaa. Haluatko käyttää sen paperitöihin – vai liiketoimintasi kasvuun?
Ainoa hyväksyttävä syy käyttää yrityksen kalleinta resurssia – aikaasi – hallinnollisiin tehtäviin on silloin, kun muuta resurssia ei yksinkertaisesti ole.
Mieti siis hetki: Onko ”tein itse ja säästin” oikeasti säästämistä – vai piilokustannus?